中国地质大学（北京）校园建设处工程档案管理实施办法
发布时间：2022-02-17 发布：[校园建设处]王鑫淼 点击：41次
工程档案管理实施办法
为了提高我校基本建设档案(以下简称基建档案)的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，结合实际情况，制定本办法。
本实施办法依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规、规章制度，根据北京市地方标准，按照城建档案馆及学校档案馆要求，提出工程项目档案管理要求。
第一章 基建档案工作的基本原则
1.凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、改建、扩建以及大中型维修)活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的材料，均属基建档案。
2.本校基建档案实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3.基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行。
第二章 基建档案归档范围的确定
一、确定的原则
1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
二、归档的主要内容和重点
1.校园建设处内归档主要内容包括前期决策文件材料、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图等。
2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
3.凡停建、缓建的基建工程项目，其所有文件、材料由校园建设处收集，并负责保管。
4.依据部门职能要求，招投标相关资料属于基建档案，但不再属于校园建设处内归档。
第三章 基建文件材料归档流程及要求
一、形成积累
1.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总整理，竣工时由总承包单位向校园建设处提交完整、准确、系统的基建档案材料。
2.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交校园建设处汇总、整理。
3.校园建设处检查设计、施工、监理单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征，并严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
4.归档的基建文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。竣工图必须盖有施工单位的竣工章、施工单位项目负责人及监理单位监理人(或图纸修改人)签名。
二、整理组卷
1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，校园建设处的专兼职档案人员，应组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
2.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列，图纸主要有：总平面图、初步设计图、竣工图（包括建筑、结构、装修、给排水、暖通、电气等专业）。
3.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管，蓝图大于A4纸规格的，采用手风琴折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。
4.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
5.进行网上组卷，包括案卷级，文件级档案著录。打印卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。
6.卷内不得出现金属物，对于破损的材料需进行修补。
7.确定保管期限。
8.经档案部门审查后打印案卷封面，进行装订。
三、归档验收
1.基建项目在验收前，城建档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
2.基建项目在验收后，将工程档案向城建档案馆及校档案馆移交。
第四章 基建档案的管理
一、分类编号
1.按《高等学校档案实体分类法》进行分类。
2.根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
3.基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号
例如：2006-JJ11-1。其中：2006为年度号；JJ为基建档案一级类目代号；11为基建档案二级类目代号；1为案卷顺序号。
案卷号按下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。
二、档案补充与修改
1.基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，校园建设处应随时整理，向档案馆补充归档。
2.对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经校园建设处分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。
第五章 基建部门档案管理人员职责
1.负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。
2.根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用、立卷归档和统计工作。
3.归档案卷要组卷合理，编写页号准确、卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
4.接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。
5.参加业务学习，提高工作水平。
第六章 附则
本办法自发布之日起施行，由处办公室负责解释。
