中国地质大学（北京）采购合同管理实施细则（试行）

发布时间：2022-02-17     发布：[校园建设处]王鑫淼    点击：39次

中国地质大学（北京）

采购合同管理实施细则（试行）

第一章  总  则

第一条  根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中国地质大学（北京）采购管理办法（试行）》（中地大京发[2019]24号）《中国地质大学（北京）合同管理办法》（中地大京发 [2020]51号）的要求，为加强采购合同（以下简称“合同”）管理，规范合同签订行为，保障采购合同专用章的适应性及安全性，结合学校采购管理相关制度，制定本细则。

第二条  本细则所称合同，是指以中国地质大学（北京）名义与自然人、法人和其他组织间订立的规范双方权利义务关系的采购书面协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等。

第三条  本细则适用范围包括合同的以下事项：

（一）合同管理制度及其细则、配套文件的制定与修改；

（二）合同的订立、审核与授权；

（三）合同备案及相关信息、文件、材料的收集与归档；

（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导。

第四条  学校采购合同归口管理部门是招标与采购办公室（以下简称“招采办”），招采办主要负责人为合同归口管理责任人，合同实行专人专管。招采办的主要职责包括：

（一）制定、完善合同的配套管理制度和实施细则；

（二）会同学校办公室制定、修订合同范本；

（三）对合同进行复审、审签；

（四）监督合同履行情况，牵头处理合同纠纷；

（五）对合同实行统一编号，建立合同台账，确保合同相关信息如实、完整。

第五条  合同承办单位（以下简称“承办单位”）是指具体负责合同实施的二级单位，是合同管理的第一责任单位，承办单位的主要负责人是合同管理的第一责任人。主要职责包括：

（一）负责合同的可行性论证，评估承办人履约能力，对合同相对方进行资信调查；

（二）对承办人拟签订的合同进行初审，并按职责权限进行审签；

（三）定期、不定期向合同归口管理部门汇报合同执行情况；

（四）监督本单位所负责合同的履行情况，协助处理有关合同纠纷；

（五）本办法规定的以及学校交办的其他职责。

合同内容涉及两个以上二级单位的，根据合同性质或主要条款确定承办单位，不能确定的，则合同经费执行单位为承办单位。

第六条  合同承办人（以下简称“承办人”）是指具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。主要职责包括：

（一）根据合法目的，按照真实需要开展合同缔结前的洽谈、协商及起草等事项；

（二）全面了解合同相对方履约能力，对合同相对方进行资信调查；

（三）妥善保存合同执行过程中的相关合同文件和材料；

（四）实际承担合同义务，确保合同正常履行，协助处理合同纠纷；

（五）本办法规定的以及学校交办的其他职责。

承办人应为学校正式教职员工或与学校签订聘用或劳动合同的教职员工。科研合同的承办人，一般为该科研项目或经费的负责人。

第二章 合同内容与要求

第七条  合同需符合国家法律、法规和通用贸易惯例，并采用签约各方共同签章的书面形式。承办人应积极主导合同的谈判和订立，并对合同的真实性、合法性、合理性负责，确保合同内容完整无误，确保最大限度的保障学校权益。

第八条  合同内容依据《中华人民共和国合同法》相关条款拟订，一般应包括以下内容：

（一）交易各方当事人名称及地址；

（二）标的名称、数量；

（三）标的品牌、型号、规格和技术需求；

（四）合同金额及付款方式；

（五）合同订立的时间和合同生效日期；

（六）合同履约的期限、地点和方式；

（七）合同售后与服务；

（八）合同违约责任及解决方式；

（九）合同份数；

（十）根据法律规定以及当事人约定应当订立的其它条款。

第九条  合同分为重大合同和一般合同。

重大合同是指合同金额大于（含）100万的服务合同、大于（含）200万的货物合同、大于（含）400万的工程合同或者与党委常委会、校长办公会决策的重大工作事项有关的合同。

承办单位应及时将重大合同的文本交招采办，由招采办根据情况商学校办公室，协调法律顾问和技术、财务等专业人员参与修改，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

一般合同是指除重大合同以外的合同。

一般合同尽量采用经过审核的合同模板，没有模板的合同由招采办审核。

第十条  涉外合同须提供中、外文文本，承办单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且中文文本具有同等效力。招采办应做好合同条款审核。

第三章  合同的审批及签订

第十一条  招采办负责学校货物类、工程类、服务类采购合同的审核及备案。

第十二条  “中国地质大学（北京）采购合同专用章”是学校采购合同的有效印章。该印章由招采办专人保管，规范使用，做好登记存档工作。

第十三条  所有的政府采购项目及总价为人民币1万元以上（含）的采购项目必须签订书面合同且到招采办审核备案；低于1万元的非政府采购项目由承办单位根据购置内容及性质确定是否签订合同，无需到招采办审核备案。

第十四条  进口货物采购项目，采购方式的确定原则与一般货物相同，由承办人与国内的进口产品代理供应商签订内贸合同，招采办委托外贸代理机构签订外贸合同、办理货物的减免税及清关手续。

第十五条  合同原则上由供应商先签章，并经承办单位负责人签字后，由承办人提交招采办审批，通过后加盖印章。

第十六条  经过招标、磋商等公开方式采购的项目，应当在中标（成交）通知书发出后30天内签订合同，合同条款应与招标、谈判确定的内容保持一致。承办人负责落实采购合同签订。

第十七条  承办人拟定合同文本后，填写《中国地质大学（北京）采购合同审核流程表》（见附件），由承办单位进行初审。

承办单位应当加强合同初审管理，建立合同初审机制，规范合同的审查、论证和决策。

承办单位应当认真考察承办人的业务能力、履约能力、所在单位的业务范围、合同相对方的资信状况以及其他需要考虑的因素，并对合同文本及相关材料的完整性、一致性、可行性与合法性进行审查。

第十八条  承办人持承办单位初审合格的、由乙方签章后的合同原件，到招采办审核加盖采购合同专用章。

招采办审查合同相对方的资信状况和合同中的业务事项，并对合同文本及相关材料的完整性、一致性、可行性与合法性进行审查。合同涉及多项业务或合同业务涉及多个部门的，招采办还要提交其他业务主管部门审查会签。

第十九条  合同根据金额分级签订。

合同金额在100万元（不含）以下的服务、200万元（不含）以下的货物和400万元（不含）以下的工程，由承办单位负责人签订；合同金额在100万元（含）以上200万元（不含）以下的服务、200万元（含）以上400万（不含）以下的货物、400万元（含）以上800万（不含）以下的工程，由承办单位分管校领导签订；合同金额在200万元（含）以上的服务、400万元（含）以上的货物、800万元（含）以上的工程，由学校法人签订。

经比价（选）采购订立的合同，需附比价（选）记录单及报价单；经公开招标、竞争性磋商等公开方式采购后订立的合同，需在合同中附“中标（成交）通知书”；经单一来源采购订立的合同，需附“中国地质大学（北京）单一来源采购专家论证意见”；政府采购合同，需附“电子验收单”；进口合同，需附国外厂商给国内产品代理供应商的授权函。

第四章  合同的履行、变更和解除

第二十条  合同生效后，承办人应当遵守合同约定依法全面履行合同，并严格要求合同相对方全面、及时履行合同。在合同履行过程中，应当保存合同实际履行的相关验收清单、服务清单、付款清单以及其他能证明合同履行或履行完毕的相关材料，并按照招采办的具体要求于合同履行完毕后报送合同履行情况。

第二十一条  出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施。

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；

（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；

（三）对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其他争议的。

前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订的重要因素。

第二十二条  承办人应在发现履行异常情况后及时通知承办单位负责人。承办人在向对方当事人发出、签收或确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与律师、法律专家、合同管理部门沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第二十三条  合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办人应及时提出申请，由学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。

对外享有的债权，承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第二十四条  合同生效期内，如果一方提出变更合同条款或解除合同，在不损害国家、学校利益的前提下，承办人按照合同订立的相同程序办理，双方协商一致后可签订补充协议对合同进行变更或解除合同。如果一方不同意，按合同约定的起诉或提起仲裁方式处理。

第二十五条  重大合同签约时的条件发生变化，或因其他原因导致继续履行合同将给学校造成损害的，承办单位应当及时上报合同归口管理部门和学校办公室并提出变更或解除意见。

第二十六条  承办单位在收到对方要求变更或解除合同的书面或口头通知后，应当及时上报合同归口管理部门和学校办公室。学校办公室组织合同归口管理部门、承办部门研究，并采取相关措施。

第五章  合同的备案与归档

第二十七条  如无其他特殊规定，生效的合同文本原件由归口管理部门、承办单位各留存一份。

合同谈判、签订、履行至终结的全周期内双方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，承办人应当负责收集、整理和保存。

第二十八条  招采办按照采购合同分类和编号规则对合同文本原件以及相关资料进行整理归档，建立合同存档登记制度，及时编制合同管理台账。

第二十九条  合同履行完毕后，招采办将合同及相关资料按要求送交学校档案馆存档。

档案馆应当按照国家法律、法规规定，根据合同生效时间、合同类别级别等信息妥善归档保管。合同及其相关资料的保管期限一般不少于合同终结后五年。合同中约定相关保密期限的，保存期限为保密期限终结后五年。

第三十条  学校相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、商业秘密或工作秘密。

第六章  责任追究与监督管理

第三十一条  校内单位和个人在合同订立、审批、履行、存档等工作环节中存在违规行为的，学校将视情节轻重和影响力大小对有关当事人进行相应的批评教育、处理或处分，并纳入年度考核管理。

第三十二条  学校办公室、纪委办公室/监察室、审计处、招采办按照各自职责对采购合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应及时报告学校，并进行纠正和处理。

第三十三条  有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，由当事人承担相应的赔偿责任，并根据有关规定追究责任单位及责任人员的责任。

（一）承办单位、招采办未调查对方资信情况，未审查对方主体资格，以致被骗的；

（二）违反合同审查程序或未经校长授权擅自对外签订合同的；

（三）应签订书面合同未签订或逾越委托权限签订合同的；

（四）学校所属不具有法人资格的单位擅自以二级单位公章对外签订合同的；

（五）合同会审部门、承办单位、招采办和有关人员没有按本办法规定履行职责的；

（六）丢失或者擅自销毁、隐匿合同及其附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（七）违反保密义务，泄露合同秘密的；

（八）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第七章 附  则

第三十四条  本办法未尽事宜，应按照国家相关法律、法规和政策执行。

第三十五条  学校相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十六条  本办法自发布之日起施行，由学校招采办负责解释。

附件：中国地质大学（北京）采购合同审核流程表

附件：

中国地质大学（北京）采购合同审核流程表

审核表编号：

注：

1、使用专项资金，合同金额超过预算时请在备注栏中注明。

2、合同首页需注明项目名称、项目清单等信息。

3、合同份数：六份（校采项目）、四份（非招标项目）、两份（协议供货、竞价）。

4、只有符合国家及学校采购相关制度、规定的有效采购合同，才予以盖章。

5、金额在1万元以上的货物、工程及服务采购项目，均须签订书面合同。